4 astuces pour une réception de marchandises efficace

Porte d’entrée de votre logistique, la réception est un maillon essentiel de la Supply Chain. Étape primordiale, elle a un impact direct sur la fiabilité de vos stocks et la performance de votre activité. Une mauvaise gestion de vos réceptions peut engendrer des coûts conséquents et avoir un impact négatif sur vos clients. Alors même si vous venez de lancer votre entreprise et ne disposez pas de moyens substantiels, ne manquez pas ces 4 astuces pour assurer une réception de marchandises efficace.

 

1. Optimiser la réception

Améliorer la performance de vos réceptions de marchandises commence bien avant leur arrivée. En effet, le premier enjeu est de s’organiser en amont, afin d’assurer un process de réception fluide et fiable.

La première étape consiste à mettre en place un planning de réception. Cela vous permettra, d’une part, d’optimiser vos flux de réceptions, et, d’autre part, de planifier et ajuster les moyens humains et matériels nécessaires. Pour cela, n’oubliez pas de prendre en compte vos ressources (humaines et matérielles) ainsi que les contraintes liées à votre activité (minimums de commandes, saisonnalité, délai d’approvisionnement, optimisation de la couverture de stock…). Vous pourrez également anticiper les besoins spécifiques liés à certaines réceptions (nécessité d’un contrôle qualité accrue, mise en place d’un crossdocking pour les commandes urgentes…).

Si les WMS et autres logiciels Supply Chain (demand planning…) disposent de modules dédiés aux réceptions, un fichier Excel bien pensé fera tout à fait l’affaire.

Une fois que vos flux entrants sont planifiés efficacement, il vous faut les réceptionner dans des conditions optimales. Pour cela, aménagez vos quais de déchargement selon les différents flux, de sorte à optimiser les étapes de déchargement, contrôle, puis mise en stock (ou préparation de commandes). Chaque type de flux doit disposer d’une zone dédiée et être associé à un process spécifique. En voici 3 exemples :

• Mise en stock classique : les marchandises sont déchargées, contrôlées puis mises en stock. Elles deviennent disponibles à la vente une fois la mise en stock validée.
• Besoin urgent : afin d’optimiser leur disponibilité, certaines références critiques peuvent être intégrées en stock directement, dès la phase de réception, et sans attente d’être stockées physiquement. Elles deviennent ainsi disponibles à la vente dès leur arrivée. Cela a néanmoins un impact négatif sur la productivité de la préparation de commandes. En effet, les commandes clients peuvent, dans ce cas, inclure des produits qui sont encore en transit entre la zone de réception et la zone de stockage.
• Cross docking : si vous avez des références en flux tendu, ou un système de précommandes pour le BtoC, vous pouvez passer de la réception à l’expédition sans passer par le stock. Dès réception de la marchandise, celle-ci est alors orientée vers une zone de préparation de commandes. Les commandes clients y sont directement préparées, packées (emballées) puis expédiées. Ce process est, par exemple, utilisé lors de la livraison de jeux vidéo ou de consoles de jeux, disponibles en précommande depuis plusieurs semaines voire plusieurs mois.

 

2. Contrôler la marchandise

Lors de la réception de la marchandise, un premier contrôle est nécessaire sur son état extérieur. Dans le cas où un emballage arrive en mauvais état, il est nécessaire de le spécifier sur le bon de livraison. Ce contrôle engage la responsabilité du transporteur et doit se faire en présence du chauffeur. Si le colis n’est pas endommagé, la marchandise peut ensuite être dirigée vers une zone dédiée à sa mise en stock. Mais avant cela, d’autres contrôles sont nécessaires :

• Le contrôle qualitatif : le produit livré est-il bien celui qui a été commandé ? Son état est-il conforme au niveau de qualité attendu ?
• Le contrôle quantitatif : la quantité livrée correspond-elle à la quantité commandée ?

Dans un process logistique standard, le fournisseur vous aura transmis en amont un attendu de réception. Ce dernier spécifie le numéro de commande lié à la livraison, ainsi que le détail des produits reçus (référence, code EAN, quantité…).

Cet attendu de réception sera à intégrer dans vos systèmes informatiques. Dès réception de la marchandise, vous pourrez ainsi contrôler la conformité de la réception sur la base du scan des palettes, cartons et/ou des produits. Cela vous permettra de valider la réception et d’identifier les éventuels écarts.

Ces principes peuvent néanmoins être appliqués, même si vous ne disposez pas d’un système informatique (WMS…) qui vous permette de mettre en place ce process.

Les contrôles peuvent également être effectués à l’aide du bon de livraison remis par le transporteur. Dans le cas où aucun bon de livraison ne vous serait fourni, plusieurs options sont également possibles :

• refuser purement et simplement la marchandise ;
• bloquer la marchandise à réception en attendant la réception d’un bon de livraison de la part de votre fournisseur ;
• effectuer une réception « à l’aveugle » : contrôler unitairement les produits reçus, afin de constituer une liste exhaustive que vous transmettrez à votre fournisseur, et qui vous permettra d’assurer un stock fiable.

Selon la nature des produits à vérifier, il est par ailleurs judicieux de mettre en place une zone de contrôle ergonomique. Le but étant de fournir au contrôleur les outils et l’espace dont il a besoin.

Bien qu’il soit recommandé de contrôler au maximum les marchandises reçues pour limiter les pertes financières (produit facturé mais manquant ou non-conforme), le contrôle nécessite des ressources et a un impact sur la productivité. Par exemple, est-il vraiment rentable de consacrer du temps pour contrôler les livraisons d’un fournisseur qui fait 0.01 % d’erreurs ?

Sur le principe de l’OTIF, indicateur que vous pouvez découvrir dans cet article, vous pouvez mettre en place un système de contrôle par fournisseur. Un fournisseur faisant 10 % d’erreurs serait à contrôler systématiquement alors qu’un fournisseur qui commet 1 % d’erreurs pourrait être contrôlé seulement 50 % du temps.

Cette répartition peut aussi être effectuée selon la typologie, le conditionnement et la valeur des produits. Quel contrôle allez-vous privilégier entre un produit à 50 € et un autre à 5 € ?

Enfin, dans le cas d’une réception d’articles identiques en grande quantité, vous pouvez prélever des échantillons pour effectuer le contrôle.

 

3. Fiabiliser la mise en stock

La fiabilité de votre stock est l’un des éléments les plus importants de votre Supply Chain. Son exactitude doit être maximale pour éviter plusieurs cas de figure qui auront un impact négatif sur votre activité.

Un client qui ne reçoit pas sa commande en raison d’un écart de stock, risque de faire appel à la concurrence lors de son prochain achat. De même, s’il reçoit un produit différent ou défectueux suite à une absence de contrôle.

Bien que les inversions de produits ou les écarts de stock puissent être provoqués lors de la préparation de commandes, ils peuvent aussi survenir lors de la mise en stock. C’est pourquoi il est indispensable de mettre en place un système de traçabilité à chaque étape, et ce, dès la réception.

Concrètement, il s’agit de s’assurer que vos produits soient tracés aux étapes suivantes : déchargement, contrôle, transit vers la zone de stockage, mise en stock et affectation à un emplacement de stockage. De plus, si votre activité est informatisée, vous pourrez procéder de la manière suivante :

• Déchargement et contrôle à réception : scan des palettes/cartons/produits pour rapprocher automatiquement les quantités reçues des quantités attendues. En cas d’absence de code barre, vous pouvez en générer à cette étape que vous collerez sur les palettes/cartons/produits. Cela permettra alors d’assurer une traçabilité dès cette étape.
• Transit vers la zone de stockage : s’il s’agit de petits produits, ils seront positionnés sur des chariots ou des bacs à acheminer, par des opérateurs ou par des convoyeurs, vers la zone de stockage. Chacun de ces bacs ou chariots disposera d’un code barre/identifiant unique, auxquels seront rattachés provisoirement les produits transportés (en flashant le produit/carton, et le bac ou le chariot dans lequel on le positionne).
• Mise en stock : chaque emplacement de stockage (emplacement palette, étage d’une étagère, bac de stockage…), dispose d’un code barre et d’un identifiant. Lorsque le carton de produit ou le produit est positionné dans l’emplacement de stockage adapté, on associe (par scan par exemple) le produit à l’emplacement.

Ainsi, vous garantissez une traçabilité optimale de vos produits et limitez grandement le risque de pertes. Vos stocks seront fiables et disponibles rapidement à la vente. Cela posera enfin les bases d’une préparation de commandes productive.

Notez que ces principes restent applicables quels que soient vos volumes de réception. La complexité des process et le niveau de traçabilité seront bien sûr à adapter à votre contexte, votre niveau d’activité et la maturité de vos systèmes d’information. Il restera néanmoins indispensable :

• de contrôler vos réceptions afin de vous assurer de la conformité et de la quantité des produits réceptionnés ;
• de garantir la fiabilité de vos stocks (avoir le bon produit, au bon endroit, dans la bonne quantité).

Ici encore, des fichiers Excel correctement construits pourront tout à fait répondre à vos besoins. Dans le cas d’un démarrage d’activité, par exemple.

 

4. S’adapter à tout type de flux : l’exemple de la reverse logistics

Pour bénéficier d’une logistique la plus agile et performante possible, il est indispensable de concevoir des process correspondant aux différentes typologies de flux que vous pouvez être amenés à gérer. Nous vous en partageons deux exemples qui sont parfois sous-estimés, bien que critiques pour votre performance.

 

Les retours clients

La réception des retours clients est une étape clé dans la gestion de votre logistique inverse. Peu importe le motif de retour des produits (rétractation client, mauvaise référence, défectueux…), il est nécessaire d’en réaliser un contrôle approfondi, adapté à la typologie de produit (on vérifiera le bon allumage d’un PC, tandis qu’on contrôlera la semelle et l’odeur d’une chaussure…).

Il vous faudra ainsi définir des scénarios adaptés à vos différentes catégories de produits. Plusieurs options seront ensuite possibles en fonction de l’état du produit :

• Réintégration en stock dans le cas d’un produit en parfait état (retour transporteur car le client n’est pas venu récupérer son produit…).
• Réintégration sous une nouvelle référence en cas de produit utilisé de manière visible (création d’un stock d’occasion, produit d’exposition, remisé…).
• Définition de process particuliers, de stockage et d’écoulement, pour les autres cas de figure (produits défectueux, endommagés ou produits destinés à des dons aux associations, à des soldeurs, au recyclage, à la destruction…).

 

Les marchandises non-conformes

Suite aux contrôles effectués après réception des produits, certains peuvent s’avérer non conformes pour de multiples raisons :

• différence physique (couleur, dimension…) ;
• dysfonctionnement ;
• emballage endommagé…

Dans ce cas, ces produits ne peuvent pas suivre le circuit classique et être intégrés au stock. Selon le type de non-conformité, vous pouvez choisir de les intégrer tout de même en stock (en créant une nouvelle référence). Cela peut vous permettre de disposer des produits et de négocier un prix auprès du fournisseur concerné pour le préjudice subi.

Dans le cas où la non-conformité des produits les rend inexploitables, vous aurez besoin d’un process spécifique. Tout d’abord, pour identifier et stocker ces produits. Puis pour les retourner au fournisseur ou les mettre en destruction/recyclage, selon les accords préétablis.

 

L’ensemble de ces principes peuvent être déployés progressivement et sont à adapter à votre activité. Bien que vous puissiez faire sans, au démarrage, l’utilisation d’un WMS vous aidera à automatiser ces process et gagner en productivité au fur et à mesure de votre développement.

Ces 4 astuces pour une réception de marchandises efficace vous ont-elles donné des pistes pour améliorer vos processus de réception ?