Dans la première partie de cet article, nous avons parcouru rapidement les enjeux de la logistique e-commerce. Nous vous proposons ici de faire ressortir les problématiques principales auxquelles sont confrontés les entrepreneurs e-commerce – que nous avons pu accompagner individuellement.
Sommaire
La gestion des stocks
Lorsque l’activité a démarrée mais que les volumes restent limités, il est important de piloter précisément ses stock. La question du process, et de l’automatisation du suivi des stocks revient souvent. A cette étape du développement, la solution ne réside cependant pas – sauf exception – dans un logiciel spécialisé, mais plus pragmatiquement dans un fichier excel simple, bien pensé, mis à jour, et accompagné d’une procédure claire. La maîtrise de ce processus « manuel » permettra le cas échéant, avec l’augmentation des volumes, de rédiger facilement un cahier des charges clair pour mettre en place un logiciel de gestion des stocks.
Une autre préoccupation réside dans la manière d’organiser physiquement ses stocks. Il faut alors prendre en compte notamment le nombre de références et la quantité d’articles en stocks. En effet, il faut alors distinguer les emplacement de « picking » (destinés au prélèvement des articles pour les commandes à expédier), et les emplacements de « stocks » (qui serviront à réapprovisionner les emplacements de picking une fois vides). Ce principe de base d’un entrepôt logistique peut être mis en oeuvre dès que l’on a un certain volume de stocks, qu’ils soient entreposés dans un bureau ou un garage. Il convient alors de piloter la profondeur de stock par référence, et de l’ajuster notamment en fonction des volumes de ventes, des contraintes fournisseurs, et des contraintes de stockage.
L’offre transport
Généralement, démarrer avec une offre transport simple est conseillée pour simplifier le process logistique, et limiter les coûts en concentrant les volumes sur un ou deux transporteur(s). Il est néanmoins important de bien connaître l’offre transport disponible, et de comparer les prestataires. Avec l’augmentation des volumes, de nouveaux transporteurs peuvent être mis en place, pour répondre aux demandes des clients ou développer de nouvelles promesses clients.
Le cas du dropshipping
Si le dropshipping a de nombreux avantages (gestion de la logistique et du transport par le fournisseur, impact financier et trésorerie supporté par le fournisseur…), il n’est pas exempt de complexités. La question de l’harmonisation de la qualité de service et de la promesse client entre les dropshippers se pose notamment, question à laquelle même les plus grands e-commerçants n’ont à ce jour pas trouvé de réponse complètement satisfaisante. Un début de solution consiste dans ce cas notamment à informer de la manière la plus transparente et la plus claire possible le client à toutes les étapes de la commande, et surtout à avoir un service client avant vente et après-vente irréprochable.
Par ailleurs, avec l’évolution de l’activité peut se poser la question de stocker les 20% de « top runners », tout en conservant en dropshipping les 80% de références restantes.
Le processus de préparation des commandes
Tant qu’il y a peu de volumes, le secret d’une préparation de commande fiable, réactive est de qualité ne réside pas dans un logiciel miracle, mais bien plutôt dans un processus et une procédure formalisés, claires et respectés, accompagnés d’un ficher excel également simple de suivi de l’activité de préparation. C’est cette rigueur dans le suivi de l’activité qui permettra de pouvoir la systématiser lorsque les volumes augmenteront. En effet, il n’existe pas de programme adapté pour chaque activité, puisque chacune a ses particularités. Il est alors nécessaire de connaître très précisément son activité pour pouvoir adapter le futur WMS (Warehouse Management System) à son activité.
Quel marché choisir ?
Problématique(s) : Faut il commercialiser ses produits sur le marché français ou anglais directement, car il y a un fort potentiel à l’étranger ?
Conseil(s) : Pour ce qui est du choix du marché, au niveau strictement logistique il vaut mieux baser son activité là où l’on habite / travaille. C’est à dire, pour démarrer, avoir une seule « base » logistique là où l’on est installé, ce qui n’empêche pas d’expédier depuis cette base vers l’étranger – En effet, pour gérer les premiers flux physiques, il est préférable d’être sur le lieu où sont les stocks et où sont préparées et envoyées les commandes. Cela permet de tester son offre et de pouvoir faire des modifications lors des premières erreurs . Il convient alors de définir le marché sur lequel on veut s’installer en premier.
Quand automatiser le suivi de l’activité ?
Problématique(s) : Lorsque l’on a une activité à l’international, pour laquelle on s’approvisionne une fois un certain nombre de commandes enregistrées, comment automatiser l’ordre de commande aux fournisseurs une fois le nombre suffisant de commandes clients obtenu ? Comment par ailleurs automatiser l’annonce d’un délai de livraison ?
Conseil(s) : Dans ce genre de situations, si l’activité est en phase de démarrage, nous conseillons ici également de commencer par gérer manuellement le processus. Il s’agit alors de formaliser dans une procédure le processus et toutes ses étapes, et de créer un outil (Excel) simple de suivi de l’activité, cohérent avec la procédure défini. Ce fonctionnement pragmatique, mais structuré, permet d’assurer la qualité de l’activité, et de maîtriser ses opérations et sa promesse client, ainsi enfin que d’identifier les leviers éventuels de performance et d’amélioration de l’activité. Enfin, cela permet de cadrer le besoin lors de la consultation ultérieure de prestataires spécialisés dans les logiciels d’approvisionnement.
Comment suivre de manière détaillée son stock lorsqu’on démarre une activité e-commerce?
Problématique(s) : Comment piloter de manière précise ses stocks lorsqu’on démarre une activité e-commerce ?
Conseil(s) : A nouveau, vous l’aurez compris, pas de logiciel magique, mais de la rigueur associé avec un excel de suivi. En l’occurrence, nous vous proposons ici un exemple de fichier concret pour les entrepreneurs e-commerce. Un premier onglet doit suivre les réceptions de produits (commandes faites auprès des fournisseurs), afin de s’assurer de la conformité des produits effectivement réceptionnés et de mettre à jour ses stocks. Un second onglet permettra de suivre, pour chaque référence (une ligne par référence), et pour chaque jour ou semaine : dans une première colonne le stock initial de la journée, dans une seconde colonne les références et volumes réceptionnés, dans une troisième colonne les produits qui ont été préparés et/ou expédiés. Cela vous permettra ainsi d’avoir un suivi fiable de vos stocks… et un stock fiable et aligné entre votre site internet et votre back-office.
En synthèse, pour chaque période : stock intial période t = stock final période t-1 = stock initial t-1 + entrées t-1 – sorties t-1
Par ailleurs, lorsque vous préparez des boxs à partir de différentes références, un moyen simple pour piloter vos stocks de boxs constituées en avance est tout simplement de créer dans votre fichier de suivi une ou plusieurs références correspondant aux boxs constituées. Ainsi, lorsque vous constituez une boxs, vous sortez du stock les références ayant permis de la constituer, puis vous intégrer en stock une unité de la référence de la box concernée. Puis, lorsque vous expédiez la box, vous sortez de stock une unité de la référence de la box concernée.
Finalement, tout en ayant chacune leurs spécificités, les startups e-commerce rencontrent toutes certaines problématiques communes en termes de supply chain. Il est alors important de connaître les principes structurants de la supply chain pour organiser ses process et gérer ensuite ses flux physiques et d’information. Pour cela, pragmatisme, simplicité et rigueur sont les maîtres mots. L’expérience opérationnelle de la gestion ses flux et le fait de connaître son activité sur le bout des doigts permettront plus tard de l’automatiser si besoin de manière pertinente et maîtrisée, et ainsi d’accompagner le développement de l’activité. Enfin, cela permet de mieux négocier avec les prestataires éventuels – transporteurs ou logisticiens .
Nous avons découvert un écosystème très intéressant à Blanchemaille : des startups de secteurs très variés, à des niveaux de maturité et de développement très différents également, que nous avons été très heureux de pouvoir accompagner.
Nous remercions chaleureusement les entrepreneurs pour leur accueil, ainsi que Blanchemaille, et leur souhaitons beaucoup de réussite pour la suite de l’aventure !